日々是精進。(はてな館)

日々ネットで調べたり、付箋に書き留めたものをアップしています。子育てで中断しながらも、年に数回投稿しています。皆様の恩恵に感謝しつつ。

DevFest Women Tokyo 2019 ボランティアスタッフ参加ログ

みなさまこんにちは。はてなの記事、37本目になります。

10/14に、DevFest Women Tokyo 2019に、ボランティアスタッフの一人として参加しました。 運営スタッフの方々の事前の準備、配慮、当日の指示、本当にありがとうございましした!

わたしの得意なことで、なにか記録に残しておきたいな...ということで、メモ絵とともに少し当日を振り返ってみようと思います。

事前打ち合わせ

ボランティアスタッフ応募後、専用のSlackワークスペースに招待いただきました。 すでにたくさんのやりとりが飛び交っておりましたが、まずは事前打ち合わせに参加。

運営スタッフ、ボランティアの皆さまも各地からのご参加、ご都合もあり、事前打ち合わせは可能な方のみで実施でした。開催は夜でしたが、わたしはちょうど日程があったのでこちらにも参加。

場所は、サポーターズ様の東京オフィス。 とても雰囲気な会場で、「わたし場違い?」と思わずキョロキョロしてしまいました。 オーガナイザーのまっつんさんからのお話のあとは、参加のボランティアスタッフ同士の自己紹介や歓談などがありました。

ボランティアスタッフの役割分担に関しては、各自の得意なこと、応募の際のアンケートや聞きたいセッションの希望を踏まえつつ決めていただきました。 動画撮影や機械翻訳まわりを担当されている方ももちろんいらして、専門性の高いお仕事については別調整だったり。 また、進行に応じて少し入れ替えがあったりと、各自フレキシブルに動く形だったと思います。

事前打ち合わせの際、一番大事で最初のミッションが伝えられました。 それは、「8時集合」でした。

そのほか、持ち物についても申し送りがありました。

  • モバイルバッテリーは必須(Slackのやりとりだけでもバッテリー消費しちゃうよ!)
  • ノベルティ開封で、軍手やハサミがあるといいよ
  • サコッシュやウェストポートなど細々したものを入れるものを用意してね
  • 持ち物にはお名前を。養生テープを貼っておくといいよ

などなど。

当日朝

前々日の天候で、交通の乱れを心配していましたが、順調に動いておりまして、なんとかわたしも早起きして集合。

でも、すでにたくさんのスタッフの方やスポンサーの方々が集まっていました...。 手荷物をしまったりTシャツや名札を準備し、ミーティング開始は8時半。

f:id:akiko-pusu:20191022091514j:plain
事前打ち合わせと集合

まずはエクストリームな自己紹介。(時間の関係で) これだけ多くの女性のエンジニア、IT関係者の皆さんが揃った場に立っていることに、実は少しばかりの感動を覚えました。

その後、いよいと分担に従って作業開始となりました。

午前中

ボランティアのお仕事は、受付や託児スペース、その他色々分担がありました。 わたしは、グッズ準備、会場案内、懇親会準備、ワークショップ案内といったあたりを担当しています。

まずはノベルティグッズの開封と、お渡しセットを作る作業。 グッズのなかには、Rollbahnのポケット付きのリングノートもあり、個人的には大興奮!

シールもたくさんあって、実際にやってみると、「ああ、あの時のあのイベントでも、スタッフの方がこんなふうに詰めて下さってたんだな..」というのが良くわかりました。

f:id:akiko-pusu:20191022091548j:plain
ノベルティ準備

単調?な作業の中にも、次第に皆さん工夫をこらして、作業を分割したり最適化したりと、楽しさにあふれる感じでした。スタッフのお子さまもお手伝いしてくれて、なんとも和やかな雰囲気でした。

f:id:akiko-pusu:20191022091615j:plain
開場前と案内開始

グッズが一通りおわると、開場まで時間があるので会場の装飾のお手伝い。 ここでは、わたしは風船をうまく膨らませることができず、膨らませてもらったものを留める側専門でした。 ある程度膨らませて、フォトコーナーや手すり付近の装飾にも利用。

雰囲気的に和やかで、来場のお子さまにもよかったのでは!と思っています。

開始近くなってからは、2階へのエスカレーターから受付までを誘導をいたしました。 その間にも、Slackを皆さんこまめに確認し、人手が足りないところに応援に回ったりと、コマゴマと動いておりました。

ランチ懇親会

戸倉あやさんのキーノートが始まり、参加者の多くがホールに入っている間に、お弁当が到着。 お弁当配布の流れ、会場でのアクティビティ、歓談中の見守り、お弁当の回収の段取りなどを、りほさん中心に伺い、作業につきました。

f:id:akiko-pusu:20191022091707j:plain
ランチ懇親会準備

懇親会がはじまり、ボランティアスタッフも中へ。 おおむね皆さんグループで盛り上がっている感じで、キャリアについて真剣に話し合っているグループも見受けられました。 会場案内をしていた時に、「知り合いが誰もいなくて不安です」とおっしゃっていた方も、懇親会で楽しくお話されてる様子を見て、一安心。

また、懇親会会場の一角では、託児コーナーのお子さんたちも移動してきて、同じくママさん、保護者さんの参加者の方々と一緒にお弁当を楽しまれていました。 とにかく微笑ましい光景でした!

講演は少ししか聞けていませんでしたが、懇親会中のスポンサー紹介タイムはわたしも拝見できましたので、別途様子をメモしたものを上げたいと思います。

午後の準備

午後はお弁当の回収にまわり、ボランティアスタッフも各自お昼休憩をとったり、聞きたいセッションに参加したり。 また、メインのホールを2に分けてセッションが進むため、レイアウト変更も行いました。

この時は、参加者の方々にもお手伝いいただき、椅子を担いだりテーブルを動かしたり。 ちょうどいい運動?と気分転換、スタッフと参加者を交えたアクティビティになったようです。

f:id:akiko-pusu:20191022091734j:plain
午後のレイアウト変更

午後のセッションが走るようになってからも、ご来場の方が数名。 また、セッションが終わると、スピーカーの方が質問に答える「アスク・ザ・スピーカー」のコーナーも設けられ、そちらにもスタッフの方がアテンドなどをされていました。

わたしはその間は休憩と、ワークショップ会場前での案内、Q&Aコーナーでのお声がけなどをしておりました。

クロージング / お見送り

最後のセッションが終わると、クロージングが始まる前に、空いたホール側の撤収作業に。 お忘れ物の確認、机と椅子の整列、張り紙を剥がしたりパネルをたたんだり、というあたりです。

f:id:akiko-pusu:20191022091834j:plain
クロージングやお見送り

そのあとは、受付やワークショップ会場の片付けなど、先にできることを行いました。 ホールの片付けに関しては、来場のお子さまが手伝ってくれたりで、これまた微笑ましく!

クロージングセッション終了後は、参加者の方々、スタッフ交えての写真撮影があり、そのあとはスタッフが並んでのお見送りとなりました。

このお見送りも、非常に和やかな雰囲気があって良かったと思っております!

お見送り完了後、続いて会場の片付け。 楽しかったのは風船の撤収作業。そっと端をカットしてしぼませるのですが、時々パーンと割れたりするので、お子さま方がはしゃいでいたりしました。可愛い風船については、お持ち帰りのお子さんも方もいらしたかも。

メイン会場、ホールを撤収し、荷物はワークショップ側のホールにまとめたところで、わたしは時間切れ。

スタッフでの打ち上げ・懇親会は控えさせていただきましたが、良い時間を過ごさせていただき、本当に感謝しております。途中で触れた通り、これだけたくさんの女性エンジニアが集まっている場を共有できたことや、スタッフの方々の専門も幅広く、VR機械学習といった分野の方もいらしていることに、時代の流れを実感した次第です。

こちらの記録、そしてわたしの担当は、ほんの少しの部分ですが、次回のイベント、これからスタッフをしてみたいという方の参考になりましたら幸いです。

番外:ボランティアスタッフについて

末尾に少し。

今回のイベントは、9月に入ってから知りました。 過去にも、言語やベンダを問わない女性向けのITイベントというものはあったのですが、子どもができてからは残念ながら参加が難しく、子どもが就学してからも、子どもの行事が優先といった感じで、うまくタイミングが合いませんでした。

今回は、たまたま三連休の最終日(月曜日)ということで、早速家族と交渉し、幸い時間を作ることが出来ました。

一般参加かボランティアスタッフでの参加かは、少し悩みました。 年齢的にも、「わたしはこれからの方を支援する側かな...」と思い、ボランティアスタッフの方へ。 やはり参加してよかった!と思います。

限られた中では、以前Rails Girlsのお手伝いをしたことがあったので、合わせて添えておきます。

daily-postit.blogspot.com